Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) là gì? Có cần cho khách sạn nhỏ?

Phần mềm quản lý khách sạn (PMS) là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System – PMS) là công cụ giúp chủ khách sạn quản lý toàn bộ hoạt động vận hành như:

• Đặt phòng & lịch phòng

• Lễ tân – check-in / check-out

• Đồng bộ booking từ các OTA (Booking, Agoda…)

• Quản lý giá phòng

• Báo cáo doanh thu & công suất phòng

Thay vì ghi chép thủ công hoặc dùng Excel rời rạc, PMS giúp tập trung mọi dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, hoạt động online theo thời gian thực.

Vì sao nhiều khách sạn nhỏ vẫn gặp khó trong quản lý?

Rất nhiều khách sạn 2–3 sao hoặc khách sạn gia đình thường gặp các vấn đề sau:

• ❌ Ghi booking thủ công → dễ nhầm phòng

• ❌ Bán phòng trên nhiều OTA → overbooking

• ❌ Không nắm được công suất phòng & doanh thu theo ngày

• ❌ Phụ thuộc quá nhiều vào 1–2 nhân viên lễ tân

• ❌ Không kiểm soát được hiệu quả vận hành

Ban đầu, Excel có thể “tạm ổn”.
Nhưng khi khách sạn có từ 10 phòng trở lên, số booking tăng → rủi ro tăng rất nhanh.

PMS giúp khách sạn giải quyết những vấn đề gì?

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt sẽ giúp:

✅ 1. Quản lý phòng & booking tập trung

• Xem tình trạng phòng theo ngày / tuần / tháng

• Biết chính xác phòng trống – phòng đã bán

• Tránh trùng phòng, nhầm ngày

✅ 2. Đồng bộ OTA – tránh overbooking

• Tự động đồng bộ Booking, Agoda, Airbnb…

• Khi có booking mới → hệ thống cập nhật ngay

• Không cần sửa tay từng kênh

✅ 3. Hỗ trợ lễ tân đơn giản hơn

• Check-in / check-out nhanh

• Lịch sử khách lưu trú rõ ràng

• Nhân viên mới vẫn có thể làm việc dễ dàng

✅ 4. Theo dõi doanh thu & hiệu suất

• Biết hôm nay bán được bao nhiêu phòng

• Công suất phòng theo tuần/tháng

• So sánh hiệu quả các OTA

Khách sạn nhỏ có cần dùng PMS không?

👉 Câu trả lời là: CÓ – nếu bạn muốn quản lý dễ hơn và ít rủi ro hơn.

Thực tế:

• Khách sạn nhỏ càng ít người → càng cần hệ thống

• PMS không chỉ dành cho khách sạn lớn

• PMS cloud hiện nay chi phí rất thấp, không cần đầu tư server

Chỉ cần:

• Máy tính hoặc điện thoại

• Internet

Là bạn có thể quản lý khách sạn ở bất cứ đâu.

PMS cloud khác gì so với phần mềm cài máy?

👉 Với khách sạn nhỏ, PMS cloud gần như là lựa chọn tối ưu.

Nên chọn PMS như thế nào cho khách sạn nhỏ?

Khi chọn phần mềm quản lý khách sạn, bạn nên ưu tiên:

• Dễ dùng, không cần đào tạo phức tạp

• Có hỗ trợ tiếng Việt

• Có đồng bộ OTA

• Có dùng thử miễn phí

• Chi phí phù hợp quy mô nhỏ

Giải pháp PMS cho khách sạn nhỏ tại Việt Nam

Hiện nay, nhiều chủ khách sạn nhỏ tại Việt Nam đã chuyển sang sử dụng PMS cloud để:

• Giảm sai sót trong vận hành

• Tiết kiệm thời gian cho lễ tân

• Kiểm soát doanh thu tốt hơn

👉 Danahost là một trong những giải pháp PMS được thiết kế phù hợp cho:

• Khách sạn nhỏ & vừa

• Homestay, villa

• Chủ không chuyên công nghệ

Bạn có thể:

• Dùng thử miễn phí

• Không cần cài đặt

• Quản lý ngay trong ngày đầu

👉 [Dùng thử Danahost miễn phí]

Kết luận

Nếu bạn đang:

• Quản lý khách sạn bằng Excel

• Lo lắng overbooking

• Phụ thuộc quá nhiều vào nhân viên

Thì đã đến lúc nên cân nhắc dùng phần mềm quản lý khách sạn (PMS) để vận hành nhẹ đầu hơn và hiệu quả hơn.