Phần Mềm Quản Lý Homestay Là Gì? Có Thực Sự "Phí Tiền" Với Chủ Nhà Dưới 10 Căn?

Bạn đang quản lý 3, 5, hay 7 căn homestay? Buổi sáng của bạn bắt đầu bằng việc check tin nhắn Zalo, mở 3-4 app (Booking, Agoda, Airbnb) để xem có khách mới không, rồi hì hục nhập vào file Excel? Đã bao giờ bạn gặp ác mộng mang tên "Overbooking" (trùng lịch) chỉ vì quên đóng phòng trên một kênh chưa?

Nếu câu trả lời là "Có", bài viết này dành cho bạn. Nhiều chủ nhà quy mô nhỏ (dưới 10 căn) thường có tâm lý: "Quy mô nhỏ thế này, dùng sổ sách hay Excel cho nhanh, mua phần mềm làm gì cho tốn kém".

Nhưng liệu tư duy đó có còn đúng trong thời đại kinh doanh 4.0? Hãy cùng đi tìm câu trả lời.

1. Phần mềm quản lý homestay (PMS) là gì?

Hiểu đơn giản, phần mềm quản lý homestay (Property Management System - PMS) là một công cụ công nghệ giúp bạn điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh lưu trú trên một nền tảng duy nhất (thường là website hoặc app điện thoại).

Thay vì phải dùng:

1 File Excel để tính tiền.
1 Cuốn sổ để ghi thông tin khách.
3-4 Ứng dụng OTA để đóng/mở phòng thủ công.

Thì nay, PMS giúp bạn gom tất cả về một màn hình. Nó tự động hóa từ khâu nhận booking, xếp phòng, tính tiền, cho đến báo cáo doanh thu.

2. Chủ nhà "dưới 10 căn" thường e ngại điều gì?

Chúng tôi hiểu những băn khoăn của bạn khi đứng trước quyết định đầu tư công nghệ:

Sợ tốn chi phí: "Mỗi tháng mất mấy trăm nghìn, thà để tiền đó trả tiền điện nước còn hơn."
Sợ phức tạp: "Tôi không rành công nghệ, cài đặt lằng nhằng mất thời gian."
Sợ dư thừa: "Có vài phòng thôi, tôi nhớ trong đầu cũng được mà."

Tuy nhiên, hãy làm một bài toán nhỏ về Chi phí cơ hội.

3. Tại sao "nhỏ" lại càng cần phần mềm?

Thực tế, chính những mô hình nhỏ, nhân sự mỏng (thường là chủ nhà tự làm tất cả - All in one) lại là đối tượng cần phần mềm nhất.

3.1. Chấm dứt ác mộng Overbooking (Trùng phòng)

Đây là nỗi đau lớn nhất. Bạn bán phòng trên Airbnb, Booking.com và cả Facebook. Khi có khách đặt trên Booking, bạn đang ngủ hoặc đang đi đường, chưa kịp vào Airbnb đóng phòng. 10 phút sau, một khách khác đặt đúng phòng đó trên Airbnb.

Hậu quả: Bạn phải xin lỗi khách, đền bù tiền, bị đánh giá 1 sao, thậm chí bị khóa tài khoản OTA.
Giải pháp: Phần mềm quản lý homestay thường tích hợp Channel Manager. Khi có khách đặt ở kênh A, hệ thống tự động đóng phòng đó trên tất cả các kênh còn lại (B, C, D) trong vòng vài giây.

3.2. Quản lý từ xa - Tự do cho chủ nhà

Bạn làm homestay để có thu nhập thụ động, hay để trở thành "nô lệ" của ngôi nhà? Nếu không có phần mềm, bạn phải luôn túc trực ở homestay để check-in, thu tiền. Với phần mềm, bạn có thể:

Xem lịch trống ngay trên điện thoại khi đang đi du lịch.
Tạo code khóa cửa thông minh gửi cho khách (với các phần mềm có tích hợp smartlock).
Kiểm soát nhân viên dọn phòng từ xa.

3.3. Minh bạch tài chính, tránh thất thoát

File Excel rất dễ bị lỗi hàm hoặc lỡ tay xóa nhầm. Sổ sách thì có thể bị mất. Phần mềm sẽ cho bạn biết chính xác:

Tháng này doanh thu bao nhiêu?
Nguồn khách đến từ kênh nào nhiều nhất (để tập trung chạy quảng cáo)?
Lịch sử khách hàng (để biết ai là khách quen và giảm giá).

4. Bài toán chi phí: Đắt hay Rẻ?

Hãy thử tính toán: Một phần mềm quản lý homestay phổ biến tại Việt Nam cho quy mô nhỏ có giá dao động từ 3.000đ - 5.000đ/phòng/ngày.

Nếu bạn có 5 phòng: Chi phí khoảng 15.000đ - 25.000đ/ngày.
Chỉ bằng một ly cà phê vỉa hè.

Đổi lại 25.000đ/ngày đó, bạn được gì?

Tiết kiệm 1-2 giờ nhập liệu mỗi ngày.
Không bao giờ mất tiền đền bù do Overbooking (thường là vài trăm nghìn đến cả triệu đồng/lần).
Giấc ngủ ngon không lo nghĩ.

Kết luận: Với cái giá bằng 1 ly cà phê, đây là khoản đầu tư siêu lợi nhuận chứ không phải chi phí.

5. Khi nào bạn thực sự cần dùng phần mềm?

Nếu bạn thuộc 1 trong các trường hợp sau, hãy cài phần mềm ngay hôm nay:

Bạn bán phòng trên từ 2 kênh OTA trở lên (Ví dụ: vừa Booking, vừa Facebook).
Bạn không trực tiếp ở tại homestay 24/7.
Bạn thuê nhân viên lễ tân/dọn phòng và muốn kiểm soát họ làm việc.
Bạn muốn mở rộng quy mô (lên 15-20 phòng) trong tương lai gần.

6. Lời khuyên cho chủ nhà mới

Đừng vội mua các gói phần mềm đắt tiền dành cho khách sạn 3-4 sao. Hãy tìm kiếm các từ khóa: "Phần mềm quản lý homestay nhỏ", "App quản lý nhà nghỉ trên điện thoại".

Các tiêu chí chọn phần mềm cho quy mô < 10 căn:

Giao diện Mobile-first: Phải dễ dùng trên điện thoại (vì bạn hay di chuyển).
Có kết nối OTA (Channel Manager): Bắt buộc phải có.
Cho dùng thử miễn phí: Hãy tận dụng 7-14 ngày dùng thử để xem có hợp không.

Tổng kết: Quy mô dưới 10 căn không có nghĩa là bạn phải quản lý theo cách nghiệp dư. Công nghệ sinh ra là để phục vụ bạn. Hãy để phần mềm lo những việc "đau đầu" (lịch, tiền nong), để bạn có thời gian tập trung vào việc quan trọng hơn: Chăm sóc khách hàng và Tận hưởng cuộc sống.